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Como ajudar o Rio Grande do Sul
Os gaúchos precisam de ajuda
O Rio Grande do Sul está vivendo a maior catástrofe climática já registada no Brasil.
Não é uma enchente pontual como já vimos acontecer tantas outras vezes, é muito maior. Conforme relatório elaborado pelo Governo Estadual, dos 497 municípios gaúchos, 388 foram afetados pela enchente. Estradas estão bloqueadas, pontes caíram e aeroportos estão fechados. 90 mortes já foram confirmadas. Milhares perderam tudo que tinham. Milhares tiveram que deixar suas casas.
Quase 1 milhão e meio de pessoas estão diretamente afetadas pelas enchentes. Inclusive nós da Cordão, que estamos baseados em Porto Alegre. Para quem não é daqui, no post da Co_phy vocês conseguem visualizar um pouco do que estamos vivendo por aqui.
A situação é desoladora, mas a solidariedade tem sido um horizonte de esperança. Os gaúchos estão ajudando uns aos outros, cada um contribuindo naquilo que consegue. Nós precisamos de toda a ajuda possível e percebemos que muitas empresas carecem de orientação sobre como posicionar-se de maneira eficaz e solidária diante de eventos extremos como este.
Assim, integramos um grupo de voluntários e voluntárias - profissionais de diferentes áreas da comunicação - para desenvolver um guia colaborativo para que empresas possam promover auxílio ao estado e fazer uma boa gestão desta catástrofe.
O guia, disponibilizado de forma aberta e gratuita neste link não esgota tudo que pode ser feito e orientado a respeito. É uma orientação inicial que está em constante atualização e revisão, refletindo as necessidades e dinâmicas das empresas, e as mudanças nas circunstâncias das catástrofes.
Abaixo, replicamos a primeira versão do guia para que marcas de todos os lugares do Brasil possam enviar a ajuda que nós gaúchos tanto precisamos.
Prioridade 1: ajudar as comunidades impactadas
As pessoas vêm em primeiro lugar. Certifique-se de que seus funcionários, parceiros e demais públicos que interagem com sua empresa/organização, especialmente da comunidade onde você está inserido/a, estão em segurança e recebendo atendimento adequado em relação às condições que enfrentam. Caso não estejam, ajude a viabilizar o que for necessário, dentro do possível. Dedique tempo e recurso às pessoas. Acolha, escute, compreenda as necessidades e sensibilidades.
Sua organização não fica em uma área impactada? Haja como se estivesse. Em situações de graves crises, espera-se das organizações que têm condições algum tipo de atitude, mobilização, auxílio. Faça um levantamento das principais necessidades, dos recursos disponíveis e como podem ser usados, seja destinando produtos e serviços do seu negócio para o atendimento às pessoas afetadas, realizando doações financeiras e/ou disponibilizando equipes para atuarem como voluntários.
Empresas de todos os tamanhos podem e devem ajudar. Quanto maior a empresa, maior deve ser o impacto de suas ações.
Busque agir de forma coerente com a natureza do seu negócio, da sua organização. Antes de buscar ações alternativas, pense de que forma sua empresa ou organização pode contribuir dentro do seu “core business”.
Estabeleça um comitê de crise, mantendo contato com a Defesa Civil, entidades de organização civil e as prefeituras onde sua empresa atua ou que estão solicitando seu apoio. Entenda o que é necessário e qual a melhor forma de contribuir.
Priorize realizar ações que tragam benefício imediato para seus públicos e também aquelas na qual sua empresa pode atuar de forma mais ágil ou com maior impacto.
Use seu poder de influência para mobilizar mais empresas, organizações, lideranças, formadores de opinião para ajudar. Não é hora de competição e julgamentos, e sim de [muita] colaboração.
Flexibilize. Tente manter somente as atividades essenciais da empresa durante a fase de resposta e recuperação do desastre, reorganizando metas, jornadas de trabalho dos profissionais e suas entregas.
Se sua empresa ou colaboradores não estão sediados em áreas de risco, procure saber como o desastre pode impactar os serviços de seus fornecedores, parceiros, e de toda cadeia que envolve a sua atuação. Prazos e expectativas devem ser revistos.
Prioridade 2: comunicar sobre sua atuação
Não continue agindo e se comunicando como se estivesse tudo bem. Não está. Revise canais oficiais e reflita se eles estão adequados ao momento. Revise também cronograma e tom dos conteúdos previstos, pause anúncios que estavam planejados caso não sejam adequados.
As pessoas vão cobrar um posicionamento oficial. Então, além de promover ajuda, busque atualizar seus públicos sobre as ações que estão sendo implementadas. Quanto maior for a sua presença de marca (estando ou não envolvido diretamente na situação de crise) maior será a pressão para que sua contribuição para evitar e/ou conter os danos seja proporcional.
Não se preocupe em criar ações criativas. O momento requer foco total em salvar vidas e reduzir danos. A comunicação deve ser objetiva, ágil e direta, com precisão de informações.
Comunicados sobre catástrofes não são materiais comerciais. Evite usar sua logo em excesso, chamando atenção para sua marca de forma a parecer propaganda. Momentos assim requerem, além de objetividade, sobriedade.
Prepare porta-vozes para falarem sobre a crise e as ações práticas que serão implementadas com empatia e solidariedade. Priorize dizer apenas o necessário, sem auto elogios, sempre com foco no que está sendo realizado, nas orientações relevantes, nas principais dúvidas e esclarecimentos que cada público demanda.
Seja um multiplicador de informações relevantes e confiáveis. Use seus canais e poder de mídia para manter seus públicos bem informados, conscientizados e mobilizados sobre como agir.
Prioridade 3: planejar a retomada
É importante que a ajuda não pare assim que as notícias mais trágicas saírem dos holofotes. Planeje sua atuação também no médio e longo prazo. Crises de grande magnitude certamente exigirão apoio por muito tempo.
Desenvolva um plano de retomada. Não é preciso esperar o pior acontecer para pensar em soluções para os problemas provocados pelo desastre.
Considere que a capacidade financeira do seu público pode ter sido severamente impactada. Pense em como flexibilizar pagamentos e permitir acesso facilitado aos seus produtos e serviços no futuro.
Prioridade 4: preparar-se para próximos eventos com gestão de crises permanente
Crises climáticas serão cada vez mais frequentes. Considere a necessidade de incluir a gestão de riscos ambientais e desastres naturais na sua política ESG.
Tenha um processo de gestão de risco e crise estruturado. Destine recursos humanos e financeiros para a gestão de crises, desde a prevenção, mitigação e preparação para desastres. Ao estabelecer um comitê de risco e crise, assegure que seja diverso e, de preferência, conte integrantes externos e/ou apoio especializado para analisar possíveis impactos sob outros pontos de vista, e prover soluções necessárias que protejam a imagem e reputação corporativas.
Mantenha uma boa relação com a comunidade no entorno da sua empresa para entender vulnerabilidades, quem são as lideranças sociais, necessidades e outras informações que possam ser importantes na tomada de decisões em momentos de crise.
Não esqueça de pensar no longo prazo. Ações para reduzir impacto ambiental e regenerar danos causados pela sua atividade terão grande importância para a redução de eventos extremos no futuro.
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Este documento foi elaborado de forma voluntária e colaborativa por:
Carla Purcino - Estrategista e consultora de Comunicação de Impacto;
Daniele Lazzarotto - Estrategista de marcas e sócia-fundadora da Cordão;
Francisco Santos - Professor Universitário e Consultor;
Lidiane Amorim - Consultora na ANK Reputation;
Lucas Schuch - Criador do Propaganda não é só isso aí;
Melina Santos - Estrategista digital e fundadora da Gangorra Digital;
Nicole Morás - Coordenadora de comunicação na ONG Parceiros Voluntários;
A iniciativa é da Associação Riograndense de Propaganda (ARP), que notou o engajamento de diversas empresas locais em oferecer ajuda em meio à crise, e tem o apoio do SINAPRO e FENAPRO.